№ п/п

Параметр

Значения параметра / состояние

1

Наименование органа, предоставляющего услугу

Исполнительный комитет Заинского муниципального района (городского округа) Республики Татарстан (далее – Исполком).

Исполнитель муниципальной услуги – Архивный отдел Исполкома (далее – Отдел).

2

Номер услуги в ГИС «Реестр государственных и муниципальных услуг Республики Татарстан»

А-0102

3

Полное наименование услуги

Выдача архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов

4

Краткое наименование услуги

Выдача архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов

5

Административный регламент предоставления услуги

Постановление исполнительного комитета Заинского муниципального района (городского округа) Республики Татарстан от 03.08.2021г.  №499 «Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги по информационному обеспечению физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, представлению архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов»

6

Перечень «подуслуг»

Нет

7

Способы оценки качества предоставления услуги

Радиотелефонная связь (телефонный опрос);

Портал государственных и муниципальных услуг Республики Татарстан;

Официальный сайт органа местного самоуправления

Срок предоставления в зависимости от условий

Основания отказа в приеме документов

Основания для отказа в предоставлении «подуслуги»

Основания приостановления предоставления «подуслуги»

Срок приостановления «подуслуги»

Плата за предоставление «подуслуги»

Способ обращения за «подуслугой»

Способ получения результата «подуслуги»

при подаче заявления по месту жительства (месту нахождения юр.лица)

при подаче заявления не по месту жительства (по месту обращения)

наличие платы (государственной пошлины)

реквизиты НПА, являющегося основанием для взимания платы (государственной пошлины)

КБК для взимания платы (государственной пошлины), в том числе через МФЦ

услуга «Выдача архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов»

В течение 20 дней[1]

со дня регистрации заявления.

При рассмотрении запросов, требующих дополнительного изучения архивных документов, проведения объемной работы по поиску сведений и расширению границ поиска, срок предоставления услуги может быть продлен не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом получателя государственной услуги.

В течение

20 дней¹

со дня регистрации заявления.

При рассмотрении запросов, требующих дополнительного изучения архивных документов, проведения объемной работы по поиску сведений и расширению границ поиска, срок предоставления услуги может быть продлен не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом получателя государственной услуги.

1.Подача документов ненадлежащим лицом.

2.Несоответствие представленных документов перечню документов, указанных в пункте 2.5 АР[2].

3.Наличие

в заявлении и

 прилагаемых к

заявлению документах неоговоренных исправлений, серьезных повреждений,

не позволяющих

однозначно истолковать

их содержание

1. Наличие в запрашиваемых документах сведений, составляющих государственную или иную, охраняемую законодательством Российской Федерации, тайну, личную тайну, семейную тайну, создающих угрозу для безопасности.

2. Неисправимое повреждение архивных документов

Нет

-

Нет

-

-

1. лично (лицом, действующим от имени заявителя, на основании доверенности) в орган, предоставляющий услугу, или МФЦ или через удаленное рабочее место МФЦ;

2. заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении;

3. в виде электронного документа, подписанного простой электронной подписью, через информационно-телекоммуникационные сети общего доступа, в том числе через информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет» в официальный сайт Исполкома, Отдела, Портал государственных и муниципальных услуг Республики Татарстан, на Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)

1. лично или через уполномоченного представителя в органе, предоставляющем услугу, или МФЦ или через удаленное рабочее место МФЦ.

2.Посредством почтового или электронного отправления

№ п/п

Категории лиц, имеющих право на получение «подуслуг»

Документ, подтверждающий правомочие заявителя соответствующей категории на получение «подуслуг»

Установленные требования к документу, подтверждающему правомочие заявителя соответствующей категории на получение «подуслуг»

Наличие возможности подачи заявления на предоставление «подуслуг» представителями заявителя

Исчерпывающий перечень лиц, имеющих право на подачу заявления от имени заявителя

Наименование документа, подтверждающего право подачи заявления от имени заявителя

Установленные требования к документу, подтверждающему право подачи заявления от имени заявителя

услуга «Выдача архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов»

1

Физические лица

Документ, удостоверяющий личность заявителя или представителя:

- паспорт;

- временное удостоверение личности

Документ оформлен на едином бланке для всей Российской Федерации на русском языке.

Должен быть действительным на момент обращения за предоставлением услуги

Предусмотрена

Любое дееспособное физическое лицо, достигшее 18 лет, имеющее доверенность

Доверенность

Нотариально заверенная копия доверенности.

Должна быть действительной на момент обращения за предоставлением услуги

2

Юридические лица

Документ, удостоверяющий личность представителя:

паспорт

Документ оформлен на едином бланке для всей Российской Федерации на русском языке.

Должен быть действительным на момент обращения за предоставлением услуги.

Предусмотрена

Лица, наделенные соответствующими полномочиями

Доверенность

Доверенность на осуществление действий от имени юридического лица, подписанная руководителем и заверенная печатью юридического лица или нотариально заверенная копия доверенности

услуга «Выдача архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов»

1

Заявление

Заявление о предоставлении муниципальной услуги

1 экз. (подлинник)

Нет

В заявлении о предоставлении муниципальной услуги указываются:

1. наименование юридического лица, (для граждан – фамилии, имени, отчества (последнее - при наличии);

2. почтовый и/или электронный адрес заявителя;

3. название темы (вопроса);

4. хронология запрашиваемой информации;

5. дополнительная информация по теме запроса (при необходимости).

Бланк заявления для получения государственной услуги заявитель может получить при личном обращении в Исполком, многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (далее – МФЦ), в удаленных рабочих местах МФЦ. Электронные формы бланков заявления размещены на официальном сайте Исполкома, на Портале государственных и муниципальных услуг Республики Татарстан, на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций).

Приложения № 1-19

-

2

Документ, удостоверяющий личность заявителя или представителя

Паспорт

Временное удостоверение личности

1 экз. (оригинал  или копия, заверенная в установленном порядке)

При подаче заявления о предоставлении услуги

Документ оформлен в установленном порядке на русском языке, должен быть действительным на момент обращения за предоставлением услуги

-

-

3

Документ, подтверждающий полномочия представителя

Доверенность на осуществление действий от имени заявителя

1 экз. (оригинал  или копия, заверенная в установленном порядке)

В случае осуществления действий от имени заявителя

Документ оформлен в установленном порядке на русском языке, должен быть действительным на момент обращения за предоставлением услуги

-

-

услуга «Выдача архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов»

Выписка из Единого государственного реестра недвижимости

Общедоступные сведения о зарегистрированном праве на объект недвижимости

Архивный отдел Исполкома

Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии

5 дней

№ п/п

Документ/ документы,

являющиеся

результатом

«подуслуги»

Требования к документу/документам, являющимся результатом «подуслуги»

Характеристика результата (положительный/ отрицательный)

Форма

документа/ документов,

являющихся

результатом

«подуслуги»

Образец

документа/

документов,

являющихся

результатом

«подуслуги»

Способ получения результата

Срок хранения

невостребованных заявителем результатов «подуслуги»

в органе

в МФЦ

услуга «Выдача архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов»

1

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия

Оформляется на бланке установленного образца, подписывается руководителем Исполкома (уполномоченного им лица)

Положительный

На бланке

Исполкома

Приложения № 1-2 АР

1. Лично или через представителя в органе, предоставляющем услугу.

2. Почтовым или электронным отправлением

3. Лично или через представителя в МФЦ

5 л. ЭПК

1 год

2

Письмо-ответ об отказе в предоставлении муниципальной услуги

Оформляется на бланке установленного образца, подписывается руководителем Исполкома (уполномоченного им лица)

Отрицательный

На бланке Исполкома

Нет

3

Письмо о продлении срока предоставления услуги

Оформляется на бланке установленного образца, подписывается руководителем Исполкома (уполномоченного им лица)

Положительный/ Отрицательный

На бланке Исполкома

Нет

4

Письмо-ответ, подтверждающее неполноту состава документов или отсутствие архивных документов

Оформляется на бланке установленного образца, подписывается руководителем Исполкома (уполномоченного им лица)

Отрицательный

На бланке Исполкома

Нет

услуга «Выдача архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов»

1

Консультирование заявителя, оказание помощи при заполнении/составлении заявления

консультирование заявителя, в том числе по составу, форме и содержанию документации, необходимой для получения муниципальной услуги и при необходимости оказание помощи в заполнении бланка заявления

в день обращения заявителя

Специалист Отдела

Документационное обеспечение

нет

2

Принятие и регистрация заявления

прием заявления и документов;

регистрация заявления в журнале регистрации заявлений;

проверка заявления и документов на наличие оснований для отказа в приеме документов, указанных в п. 2.8 АР.

При отсутствии оснований для отказа в приеме документов, указанных в пункте 2.8 АР:

 при предоставлении заявления заявителем лично - извещение заявителя о присвоенном входящем номере;

при направлении заявления заявителем в электронной форме -уведомление заявителя в электронной форме о дате приема заявления, присвоенном входящем номере.

В случае наличия оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных пунктом 2.8 АР, - уведомление заявителя о наличии препятствий для регистрации заявления и возвращает ему документы с письменным объяснением содержания выявленных недостатков в представленных документах.

при поступлении заявления через Интернет-приемную Исполкома, - направляется в Отдел в электронном и бумажном виде в течение одного рабочего дня с момента поступления заявления;

при отсутствии оснований для отказа в приеме документов - в течение 15 минут после поступления заявления (обращения заявителя);

при наличии оснований для отказа в приеме документов - в течение одного рабочего дня;

Запрос, поступивший в электронной форме в выходной (праздничный) день, регистрируется на следующий за выходным (праздничным) рабочий день

Специалист Отдела

Документационное обеспечение

Приложения № 1-4  к АР

3

Межведомственный запрос (в случае  поступления запроса имущественного характера)

Направление в электронной форме посредством системы СМЭВ в Федеральную службу государственной регистрации, кадастра и картографии запрос о предоставлении Выписки из Единого государственного реестра недвижимости (содержащую общедоступные сведения о зарегистрированных правах на объект недвижимости);

в течение 15 минут с момента поступления заявления о предоставлении муниципальной услуги

Специалист Отдела

Документационное обеспечение

нет

4

Проверка наличия архивных документов, необходимых для исполнения запроса

проверка наличия архивных документов для исполнения запроса по списку фондов, Справочнику по фондам муниципальных архивов Республики Татарстан.

В случае если запрос не относится к составу хранящихся в архиве архивных документов, осуществляется:

оформление проекта письма о перенаправлении запроса в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы;

оформление уведомления пользователю о перенаправлении запроса или проекта письма пользователю с соответствующими рекомендациями.  

В случае если запрос относится к составу хранящихся в архиве архивных документов, осуществляется:

определение архивных фондов и архивных дел для просмотра по описи;

выемка архивных документов и подкладка на их места карт-заместителей;

сверка архивного шифра и заголовков с описью дел.

в течение одного

рабочего дня

Специалист Отдела

Архивные документы

5

Выявление сведений в архивных документах по теме запроса

полистный просмотр архивных дел;

выявление сведений в архивных документах по теме запроса.

В случае наличия документа подготовка:

проекта архивной справки (архивной выписки, архивной копии);

В случае отсутствия документа подготовка ответа на запрос в виде проекта письма, подтверждающего неполноту состава архивных документов по теме запроса или отсутствие архивных документов (далее – письмо-ответ)

В случае установления необходимости проведения дополнительного изучения архивных документов и проведения работ по поиску сведений по  запросам по истории населенных пунктов и организаций, а также запросам, имеющим границу поиска свыше пяти лет и требующим дополнительного изучения архивных документов, проведения объемной работы по поиску сведений и расширению границ поиска, определяется необходимый срок для предоставления муниципальной услуги, и направляется запрос начальнику Отдела на продление срока.

В случае установления необходимости дополнительной информации от заявителя подготавливается запрос заявителю в виде проекта письма (письмо-запрос), и направляется начальнику Отдела на проверку.

в течение восьми рабочих дней

Специалист Отдела

Архивные документы

6

Проверка проекта официального ответа архива и рассмотрение вопроса продления срока исполнения запроса

проверка проекта архивной справки (архивной выписки, архивной копии), письма-ответа, письма-запроса;

рассмотрение запроса специалиста на продление срока исполнения муниципальной услуги и определение срока исполнения путем наложения визы на запрос

в течение одного рабочего дня

начальник отдела

Документационное обеспечение

7

Оформление официальных ответов

Оформление на бланке исполкома архивной справки (архивной выписки, архивной копии), письма-ответа, письма-запроса 

в течение одного рабочего дня

специалист Отдела

Документационное обеспечение

8

Организация подписания официальных ответов

направление на подпись руководителю исполнительного комитета (уполномоченному им лицу) архивной справки (архивной выписки, архивной копии);

подписание письма-ответа, письма-запроса, письма заявителю о продлении срока исполнения запроса

в течение одного рабочего дня

Начальник Отдела

документационное обеспечение

9

Подписание официальных документов

подписание архивной справки (архивной выписки, архивной копии) и заверение ее печатью Исполкома.

в течение

двух рабочих дней

руководитель Исполкома (уполномоченное им лицо)

Документационное обеспечение

10

Выдача результатов муниципальной услуги

в зависимости от способа получения результата муниципальной услуги, указанного заявителем:

выдается при личном прибытии заявителя или его доверенного лица при предъявлении паспорта или иного, удостоверяющего личность документа или доверенному лицу – при предъявлении

направляется заявителю по почте простым письмом, на электронный адрес заявителя в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица, если заявителем указано отсутствие необходимости предоставления результата услуги на бумажном носителе;

направляется в МФЦ.

В случае, если в заявлении указана необходимость проставления апостиля, архивная справка (архивная выписка, архивная копия) вместе с запросом и сопроводительным письмом направляется в Государственный комитет Республики Татарстан по архивному делу по почте простым письмом.

В случае продления срока предоставления услуги направляет по почте простым письмом или в электронной форме на электронный адрес заявителя письмо о продлении срока предоставления услуги.

Результат процедуры: выданные или направленные по почте или по электронному адресу заявителя архивная справка (архивная выписка, архивная копия), письмо-ответ, или письмо о продлении срока предоставления услуги.

в течение 15 минут в случае личного прибытия заявителя;

в течение одного рабочего дня с момента окончания предыдущей процедуры, в случае направления ответа почтовым отправлением или на электронный адрес заявителя в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица, если заявителем указано отсутствие необходимости предоставления результата услуги на бумажном носителе.

специалист Отдела

документационное обеспечение